有意引進或擴大協同作業與社群軟體計畫的IT部門主管必須提出更吸引人的商業案例以說服業務部門主管。Gartner列出能協助相關投資計畫獲得企業核可的八大步驟，稱之為「Gartner商業價值模式」（Gartner Business Value Model ，GBVM），其中涉及與企業主管進行對話及強化相關單位的投入。
由於協同作業與社群軟體計畫的成本日增、日趨複雜且風險日高，IT部門主管不能只把它們視為一般基本的基礎建設，或輕易假設這類計畫會為企業帶來利益，而是必須提出明確的商業案例，設定預期的成本及商業利益並提供適當程度的計畫細節。
1. 確認相關單位、 劃分責任並就流程達成共識。進行規劃期間，必須與業務與財務相關單位持續合作，且由每個單位負責不同任務。社群軟體計畫不一定由IT部門發起，最初的想法可能來自其他業務領域。在這個階段裡，IT部門主管與其他相關單位應為計畫制定整體戰略願景與目標，並將之連結其他策略業務目標，例如年度財報目標，或者是執行長、其他董事所擬定願景宣言中所設定的目標。
2. 選定連結計畫與相關業務領域的度量標準。此一流程的挑戰在於，如何讓與協同作業與社群軟體計畫有關聯的各種目標（例如改善內部溝通、加強團隊合作以及提升知識的擷取與再利用），與Gartner商業價值模式中相關業務領域及業務績效度量標準形成一致。如果企業組織已採用類似Gartner商業價值模式的業務度量標準，這時便可以利用既有度量標準，如果該價值模式中無堪用的標準，便可引進新的度量標準。
3. 評估現有績效以建立比較基準。一旦選定了業務度量標準，業務相關單位必須在計畫開始之前衡量現有績效。Gartner建議使用過去12個月平均績效做為度量標準的比較基準，藉以評量期望改善空間。若無相關資料可供設定比較基準，業務相關單位可監控並測量現況並據以設定基準。
4. 說明解決問題的能力將如何影響度量標準。IT部門主管必須說明新的計畫如何帶來可量化的業務成果。說明中應針對人員與流程及技術間的關係提出意見，提供基礎概念以讓受眾深入了解人員、流程與技術之間在所規劃的解決方案及特定業務活動下將如何相互作用。
5. 協商可行的目標以提升業務成果。設定度量標準、比較基準及因果鏈之說明後，接下來就要針對提案實施後，對各種度量標準改善空間的期望值，與業務相關單位達成共識。
6. 預估業務成果改善後的財務效益。財務相關單位必須利用事先設定好的公式，連結度量標準與財務績效，藉此預估改善業務成果之後能帶來多少財務效益，
7. 決定整體擁有成本。只要加總協同作業與社群軟體計畫所有直接與間接成本，就能計算出整體擁有成本（TCO），涵蓋了計畫整個運作期間的軟體授權與維護、人事、服務及營運所有相關成本。
8. 計算投資報酬率。財務相關單位應根據先前預估業務成果改善後會帶來多少財務效益，並考量整體擁有成本，計算出整個計畫的投資報酬率。
（本文作者現任Gartner研究副總裁）