儘管IT已經透過各種方式，讓員工在檔案存取與分享的過程中更具效益，但在實際運作上仍不便利。種種不便的分享模式，隨著雲端檔案存取與共享服務的興起而有了大幅改觀。
身處數位化時代，許多人每天的工作其實就是對檔案（File）進行各種操作處理。不管是透過E-mail傳遞、以網路芳鄰分享，或是藉由FTP與供應商或客戶協同合作，目的都是希望藉由檔案的傳遞來進行有效的溝通與協作。
儘管已經有各種資訊技術，讓員工得以進行檔案的存取與分享，但在實際運作上仍不便利。例如電子郵件有檔案大小的傳輸限制，而位於公司內網的網路芳鄰，萬一遇到人員在外急需存取檔案，也無用武之地。至於用於協作的FTP，只能在檔案下載之後進行編輯、另存新檔然後再上傳，光是一項簡單的專案討論就可能來回上下載數十次，更別說還可能衍生一大堆紛亂歧異的修改版本。
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| ▲愈來愈多的員工將公眾雲端檔案服務帶進企業內部，成為職場上愈見頻繁的溝通協同作業模式，但同時也提高資料外洩風險。（資料來源：Novell） |
個人方案帶入職場
傳統受限於技術而得忍受種種不便的分享模式，隨著雲端檔案存取與共享服務的興起而有了大幅改觀。透過背景自動同步、跨裝置隨處存取、特定用戶…公開網址共享、分享群組權限、復原修改版本、備份回存、多媒體檔案櫃等功能，使用者得以透過各式各樣的行動載具來存取檔案，並且以更便捷的模式與他人分享。而這股便利性也促使愈來愈多的員工將雲端檔案服務帶進企業內部，成為職場上愈見頻繁的溝通協作模式。
台灣網威總經理黃成弘指出，個人雲端檔案存取與共享服務已經成為一股潮流。但當愈來愈多的企業員工使用個人版免費的雲端檔案存取與共享服務，並且帶進企業內部運用時，IT人員便要留心，企業內部的重要檔案，會不會在「一鍵」之間，就成為公開可瀏覽的資訊？「如果IT無法滿足員工對檔案資料存取與分享的需求，遲遲不提供一個解決方案，其結果就是使用者會自行找方案解決。使用者很可能把檔案資料複製一份到自己使用的雲端檔案服務空間提供給他人分享，一旦IT人員無法有效掌控這些資料，資料外洩風險也將大增。」
兩大驅力推動需求
正因為如此，企業建立專屬雲端檔案存取與共享服務已漸成一股趨勢，甚至成為一項新興市場，Gartner也特別將企業級雲端檔案存取與共享服務，正式定義為企業檔案同步與分享（Enterprise File Synchronization and Sharing，EFSS）產品，並且估計在2012年底，全球至少就會有50家以上的供應商，推出合適的解決方案，就市場觀察來看，企業級雲端檔案存取與共享服務已經蓄勢待發。
網擎資訊產品經理王銘賢觀察，台灣企業對於自建雲端檔案服務的動力，主要是來自於兩大類。「一是檔案本身，數位化潮流下，檔案日漸龐大，企業很難透過傳統技術來有效傳遞。其二則是行動辦公者隨時隨地的存取需求。」
檔案傳遞無效率
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| ▲網擎資訊產品經理王銘賢觀察，台灣企業對於自建雲端檔案服務的動力，主要是來自於檔案日漸龐大以及行動辦公者隨時隨地的存取需求。 |
對於前者，王銘賢舉例說明，「檔案太過龐大，對於頻繁仰賴檔案協同合作的企業來說，是一件費時又費力的工作。尤其在內容產業特別明顯。過去，為了歸檔所拍攝的影片、稿件或是與片商洽購的DVD，必須使用隨身碟，先把資料拷貝到隨身碟之後，再把隨身碟拿給IT管理人員，由他幫忙檔案歸檔，但這種作法很難提升效率。」
他繼續指出，像是製造業也很常面臨這種情況，有些製造業者一天需要接到30份至50份的設計圖，以往都是用FTP傳送檔案，上游廠商傳遞給他們之後，加工完再傳給下游廠商，而下游廠商完成後再回傳給該製造業者確認，這樣的流程以往是用FTP來完成，但是一來一返，要下載之後才能修改上傳，也相當不便利。
隨時隨地需存取
至於隨時隨地的存取需求，王銘賢也提到，隨著各式行動裝置，如智慧型手機、平板電腦普及，再加上員工自帶設備（Bring Your Own Device，BYOD）應用愈來愈常見，員工希望能隨時隨地存取檔案的需求也日漸高漲。過往的作法是將檔案存放在個人電腦或是企業的檔案伺服器內，但遇到在外洽公或出國時，若緊急需要存取相關檔案，往往也無法順利取得。
黃成弘也認同，他提到，過去的一、二十年間，不管企業採用Windows Server或是Novell Open Enterprise Server來打造檔案伺服器，都是在LAN的環境下。企業內部的資料可能放在個人PC、個人分享資料夾或是部門分享資料夾，或是依專案需求而特別開啟的一個資料分享夾，但是現在許多基於業務或市場行銷需求，遇到臨時要開會，資料卻還在公司內部的檔案伺服器上，無法即時地被存取。
為了解決這個問題，企業常會投入成本建置一個Web Portal，讓使用者從網際網路登入，或是讓使用者透過VPN連回公司內部的檔案伺服器上，然而這些方法卻都不夠便利，或有必須使用特定系統平台、伺服器或終端軟體的限制，很難符合企業員工的需求。
「現今有許多工作情境，非常要求資訊的即時性，例如行政首長在每天滿載的行程中，不太可能一早就看完所有報紙得知哪一個媒體昨天引述了他的一段發言，在今天見報後引發什麼後續效應，但該名行政首長在行程的中途可能就會遇上記者要求針對這個事件反應，因此後端就必須有幕僚將相關資訊立刻傳給首長。從後端到前端的資訊即時性是非常挑戰的。」他提到，雲端檔案存取與共享服務所帶來的便利性正是其迷人之處。由企業自建，不僅可讓使用者享受檔案存取與分享的便利性，同時也能符合企業內部安全規範以及法規遵循要求。