企業應用無紙化會議系統，可以從多方面切入，依照政策落實環保、綠化是其中一個面向，倘若從管理的角度來應用，無紙化會議系統還能化身成為制定決策、協同合作以及交辦任務的平台。
不管是執行大型專案還是跨部門的合作，透過會議溝通已經成為團隊協同合作中必要的作為。然而傳統列印大量紙本會議資料的做法，不僅浪費資源，還可能因為人為的不小心，而造成機密外洩的疑慮。另外，在開會過程往往也無法即時更新文件，只能留待會後處理，更不用提會議記錄的執行與決議進度追蹤。
為了善用資訊科技來提高效率，近年來無紙化會議系統受到不少重視。一方面落實節能減碳，減少紙張用量也精省成本。二方面，機密資料可獲得有效的管控，現今的解決方案多可結合身份認證與權限管控，對於內容的管理更有保障。再者，會議中的任何註記與決策也無須等到會後才記錄，立即就能呈現並由與會者當場審閱，免於可能的疏漏。
叡揚資訊協同作業產品事業處處長倪文君指出，企業應用無紙化會議系統，可以從多方面切入，依照政策落實環保、綠化是其中一個面向，倘若從管理的角度來應用，無紙化會議系統還能化身成為制定決策、協同合作以及交辦任務的平台。
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| ▲ teamKube能完整記錄會議執行過程，釐清各種人事時地物等元素，讓團隊工作權責分明，將工作化繁為簡。（資料來源：叡揚） |
「teamKube希望打造的是辦公室自動化平台，一個專門聚焦在事與事之間Connection的網路（Work Network），也因此，從會議的創立、參與會議者的角色與職能、資料內容的匯整、會議簡報展現到會議紀錄與後續追蹤控管，每一個細節都會被賦予管理的機制。」他解釋，如此一來，便可一眼綜覽會議全貌，包含會議主旨、與會者、議程討論內容、會後決議待辦都能完整保留，大幅提升組織執行力。
不少企業應該經常遇上一種情況，在會議中途覺得好像似曾相識，似乎在某一場會議中已經針對這次討論的事件做過決議，但是決議的內容為何，為什麼做出這樣的決議，卻沒有人記得，「這就是為什麼『管理』如此重要，重複的會議不僅浪費人力，也毫無效率可言。」倪文君表示，teamKube以工作管理為基礎，設計了多項功能。例如針對單一議程，如果有任何的待辦事項，例如主管指示交辦事項，立即就可以新增在teamKube中，這個待辦事項就會緊跟著會議脈絡，之後如果要回頭確認待辦事項的源頭，就可以找到是這場會議中某主管的指示，可以很清楚地知道脈絡。
另外，在會議中，不同的議程可能是由不同的與會者參加，基於資訊安全的考量，議程與議程之間內容並不透通，結合權限控管的設計，唯有該議程的參與人員才有權限能夠取得會議內容。同時teamKube也內建個人行事曆，可依照個人習慣以日、週、月的形式來綜覽相關的會議，瀏覽該次會議的基本資訊、議程與相關參考資料。
倪文君表示，隨著智慧型手機、平板電腦等行動裝置應用日漸普及，teamKube也可搭配平板電腦，讓議程負責人掌握會議節奏，以同步功能避免與會者分心或離題，另外也能依照需要即時上傳重要會議文件，讓會議進行更順暢。「針對平板電腦的使用，叡揚目前推出weMoin App可供下載，同時還提供數位簽名功能，可輕易統計出席紀錄。」