全球景氣晦暗不明，企業之間的競爭，除了產品研發創新、客戶服務水準，更延伸到營運成本的管控以及經營管理流程之中，如何在精簡成本的同時，還能提升工作效能，讓企業內部工作到外部溝通流程更具效率化，是目前許多企業亟需面對的挑戰。
而另一方面，企業也得面對接踵而來的新課題，例如個資新法落實之後，企業對個人資料必須進行妥善保護，若是因為內部管控不良，造成資料外洩，因而面臨到龐大的罰款以及訴訟賠償，企業蒙受的損失也難以估計。
正因為企業在成本、效率、資安、管理以及策略等面向上均須妥善因應，不少資訊生產力設備在產品設計之初，便以符合企業需求為目標，規劃完整的機能與配套。向來在辦公室常見的多功能事務機就是一個範例，近期Canon與富士全錄在新機發表的同時，也在成本、效率以及文件管理等功能面上強化，甚至提出到府健診等加值服務，目的就是希望這些整體的商務解決方案，可以協助企業提升運作效益。
賦予事務機更先進的智慧
為了協助企業提升工作效率以及管理效能，完整的多功能事務機至少整合了影印、列印、傳真、掃描等四大功能，有些還會將裝訂功能加到事務機之中，當然除此之外，對於企業在意的文件輸出也需更有智慧地進行管理。台灣佳能資訊商務影像解決方案事業處副總經理盧建民指出，今日企業對商務解決方案的需求，已經從原本單一影印就能滿足的情況，進入到多功能設備層級，除了將影印、列印、傳真、掃描等功能整合之外，也要求降低購機與耗材的成本。而隨著提升工作效率與資安議題日漸重要，從PDF與文件處理能力乃至於資安管理系統整合，都是企業日增關心的焦點。
「因此，Canon在新一代imageRUNNER ADVANCE 4051、4045、4035以及imageRUNNER 1740i黑白數位商用複合機，均提供資安防護功能，例如這幾款產品全都支援uniFLOW感應取件機制，許多企業傳統的作法都是透過密碼，一旦密碼被別人得知，很可能文件就被取走，而uniFLOW感應取件機制是以員工的企業識別證取件，因此可以確保文件的安全性，降低風險。」
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| ▲ 新一代Canon imageRUNNER 1740i黑白數位商用複合機提供資安防護功能。 |
在uniFLOW感應取件機制之外，imageRUNNER ADVANCE 4051、4045、4035也同時保有不錯的輸出速度，平均每分鐘可印出51、45以及35張A4紙張，另外也支援文件掃描鎖，限制紙本文件傳真、傳送以及影印等使用，同時提供使用者完整的PDF應用處理與USB隨插即印功能，針對更進一步的管理功能，也提供iWSAM Express以及eCOPY ShareScan等選項。而imageRUNNER 1740i黑白數位商用複合機每分鐘則可印出40張A4紙張，同時也搭載可調式觸控式面板，讓員工操作更輕鬆。
盧建民提到，根據調查統計，企業的文件輸出成本幾乎佔了企業營業額的3%，這是一筆不小的支出，企業希望能透過更有效的方式來精簡成本，也因此，Canon也特別推出全能文件EZ Check健診服務，Canon會派出已取得MCITP證照的顧問群，協助企業了解成本、效率、資安、管理與策略等五大面向的現況，並且提供詳盡的解說與專業建議來優化管理，並且發展更佳策略。
同樣以實現企業需求為目標的富士全錄，則分別針對中小企業與中大型企業推出適用的DocuPrint M355df以及DocuPrint CM405df多功能複合機。新加坡商富士日洛克斯亞太股份有限公司台灣分公司業務部經理林佑苑指出，企業希望能夠找到同時滿足性能、經濟效益以及安全控管等需求的多功能事務機，而DocuPrint M355df以及DocuPrint CM405df正是滿足這三項條件的優選。
經濟效益兼顧安全管理
「這兩款產品分別在效能與節能上各有著墨。」他解釋，DocuPrint M355df每分鐘可達35張的列印速度，首頁更只要5.5秒即可列印完成，為了減少更換碳粉匣的次數，配有可印上一萬頁的高印量碳粉匣，同時內建遠端管理軟體，管理人員可以輕鬆透過遠端的管理介面得知目前的列印張數、耗材情況以及錯誤訊息，同時也能透過管理工具，針對個別不同使用者設定列印張數限制以有效管控印量。
而DocuPrint CM405df則採用新一代的EA ECO碳粉，由於該碳粉的特性，所需加熱溫度較傳統碳粉低20℃，因此可以有效降低電力損耗，而且只要經過設定，當事務機未被使用一段時間後，即可自動進入睡眠模式節省能源。另外，針對減少紙張用量的部分，這款多功能事務機也能雙面列印，避免浪費。
林佑苑提到，隨著企業對於安全管控日益重視，DocuPrint M355df以及DocuPrint CM405df也同時強化了網路與安全功能，這兩款多功能事務機同樣具有Gigabit乙太網路連線功能，可在印表機與網路之間提供更快的通訊速度，還可以選購無線網路套件，直接建構無線的工作環境。「在安全傳輸上，DocuPrint M355df具有多項安全列印功能，例如機密列印、控制面板鎖定、IPsec資料加密以及IP過濾器，如此一來，便能確保機密文件在傳輸的過程中是以加密的狀態傳輸，而且還要在面板上輸入密碼才能取得，具有雙重保障。」
而DocuPrint CM405df則是在機密列印功能之外，內建支援IPv6、IPsec、Secure HTTPs（SSL）以及SNMPv3等資料安全管理機制，以確保企業的文件資料在多點連接下仍能安全傳輸，避免遭攻擊或竊取。另外，企業還可加購影像複寫功能，「一般來說，多功能事務機在設計上往往會備有硬碟存放待影印、列印或傳真的資料，等累積到硬碟空間不足時，空間再重複使用，然而企業內的業務文件往往具有較機密的資料，萬一在這段時間內遭到不法竊取，企業風險大增，為了避免資料外洩的疑慮，影像複寫功能可以在列印之後立刻抹除該資料，讓資料保密更到位。」
林佑苑最後強調，資訊安全日益重要，多功能事務機看似尋常的辦公室設備，但由於透過網路傳輸，很容易被視為入侵點，富士全錄的安全傳輸設計，目的就是要讓企業在提升工作效率之餘，也能對資料安全更加放心。