儘管近來企業資訊化運作愈來愈全面，但紙本文件非但沒有徹底從商務流程中消失，反而因減少了非必要列印的文件，紙本含有機密或重要文書的比例明顯上升，再加上個資法規遵循、資訊安全等因素，都讓企業更需要良好的掃描辨識、列印輸出、歸檔搜尋、安全管控能力，促使紙本文件數位化管理方案受到市場重視，具備新功能的方案也紛紛嶄露頭角。
看似簡單容易 量大時卻異常複雜
解決效率及安全性 跨越紙本數位化難題
就技術面而言，紙本文件數位化最簡單而且唯一的方式，就是掃描成為數位檔，這中間或許存在一些更有效率的技巧、方法或方案，以及值得注意的細節，但本質上幾乎沒什麼可言，甚至請個工讀生便能搞定。然而，雖然技術本身不是問題，但一牽涉到數量與安全問題時，再簡單的事情也會變得異常複雜。
由設備出發 最終納入文管系統
設備、檔案到行為 全程安控兼顧文件便利性
為了符合個資法法規遵循上的需求，將實體文件數位化，進而方便歸檔與管理已然成為當前企業的首要任務之一。紙本文件一旦經過數位化，在管理上便與數位文件沒什麼兩樣。過去數位檔案的管理，多半透過文件管理系統來進行文件產生、利用、分派、共享、儲存及安全方面的種種管控，如今紙本文件數位化之後，一樣是由文管系統進行管理。
安全控管機制 擴及文件完整生命周期
涵蓋輸出入設備與管理 貫串紙本數位流程
當前文件管理發展的主流趨勢，首先會是身分認證機制的結合，如今多半會結合門禁識別卡或AD目錄服務。再來則是文件流向的徹底掌控，除了結合OCR機制提升檔案搜尋效率外，同時也可藉此發揮日誌紀錄的功能，甚至對所有文件輸出動作進行錄影，以做為日後稽核上的重要參考。透過上述種種安全機制，同時也能滿足個資法法規遵循上的要求。 1304100002
專案委外服務 協助跨過實施門檻
挑選契合需求文管系統 商務流程效益滿點
良好文管系統必須滿足企業三大需求，亦即好找、共用與安全性。其中，前兩者可使文件標準化，進而提升管理效益，甚至能滿足知識管理的要求。再者，不同企業可能會有不同安全管理上的需求，例如版本管控、文件審核、權限控管，所以良好文管系統必須同時具備各種文件管理上的功能。
從掃描到儲存 實現簡易管理輕鬆分享
文件數位化整合方案 強調掃存搜傳一次到位
雖然企業可以透過既有或另購掃描器或多功能事務機來進行數位化，但企業往往需要歷經掃描、人工作業及上傳等至少三道繁瑣的功夫，如果能有整合式一次到位的解決方案，絕對會是節省人力及時間成本的最佳選擇。