RPA優化工作流程
循序漸進落實數位轉型

「除了傳統的事務設備外，富士軟片資訊也進軍量產型數位印刷市場，例如名片、卡片及DM印刷等設備與解決方案。現在，富士軟片資訊還為企業提供辦公室流程解決方案，幫助企業應對缺工、電價調漲、ESG（環境保護、社會責任、公司治理）等難題，提高營運韌性。」王延安說。

富士軟片資訊基於豐富的產業經驗，提出了強化營運韌性的策略，包括標準化管理制度、資源整合、營運模式優化等，藉此協助企業實現自動化、數位化、數位優化，最終達到轉型的目的。

王延安實際觀察不少客戶的工作流程，大多採用文件管理系統（DMS）建立類似紙本格式的表單，以便於員工提出申請和掌握簽呈進度。然而，並非所有文件都可以電子化，部分因法規或生產流程限制而需要保留紙本，富士軟片資訊亦可協助管理。她以富士軟片資訊在桃園地區的某電子業客戶為例，員工可直接透過事務設備的操作面板，以點選方式逐步執行紙本文件掃描、檔案命名與歸檔，降低人為操作失誤。

對於文件管理，無論是紙本或電子檔，都需要制定一套文件生命週期管理方法，包括新增、內容、遞送流程、安全規範、保存或刪除等規範。王延安建議可參考ISO 9001:2015的文件化資訊管制條款，確保存取權限、檔案命名、文件歸檔、版本管理和記錄軌跡，建立數位化工作流程。完成數位化工作流程之後，富士軟片資訊將可進一步協助企業實現數位優化，結合自動化作業流程，提升運營效率。

根據國家發展委員會去年（2022）公告的資料，受到台灣生育率逐年下滑影響，十年之後的勞動力人口將會產生40萬缺口。製造業引進人工智慧（AI）、機器人等新興科技技術輔助已是大勢所趨，把高重複性的瑣碎工作交給機器人，讓寶貴的人力資源投入更有產值的任務。

究竟哪些工作可交給機器人執行？企業日常營運所需的應用系統可能多達上百種，且各自獨立，須由人工執行合併不同來源資料、篩選、彙整、產生報表等動作。對此，近年來辦公室環境興起機器人流程自動化（RPA）工具輔助，模仿人員的操作行為，自動執行規則性與重複性高的作業。

王延安舉例，利用RPA自動將訂單內容的資訊輸入物料清單（BOM），經人員審核確認後，再寫入企業資源管理（ERP）系統。富士軟片資訊可協助企業循序漸進地導入RPA，把日常操作步驟設計成自動化執行任務，並持續監控與改善，以確保RPA工作符合預期效益。