虛擬辦公室能夠將原本必須依附在特定地點及設施才能進行的生產力與互動功能，解放延伸到雲端及行動裝置上，讓工作者得以在最合適的情境場合中、使用最合適的裝置、取得最合適的工具及資源，來繼續完成工作。
受到IT技術發展、智慧型行動裝置普及以及全球協作等潮流趨勢影響，以往所有工作者必須聚集在辦公室的工作型態正在逐漸式微，取而代之的是虛擬辦公室的概念。所謂的虛擬辦公室並不是取消實體的辦公空間，畢竟大部份的工作者還是有進入辦公室的需求，但是虛擬辦公室能夠將原本必須依附在特定地點及設施才能進行的生產力與互動功能，解放延伸到雲端及行動裝置上，讓工作者得以在最合適的情境場合中、使用最合適的裝置、取得最合適的工具及資源，來繼續完成工作。
簡單地說，經由各種可用來實現虛擬辦公室的技術，只要齊備通訊網路、設備（桌上型電腦、筆記型電腦、智慧型手機、平板），並且連結上各式應用程式，就能提供涵蓋了商務流程、生產力應用、基礎架構環境以及協同溝通的工作空間，員工便能藉此完成企業交付的工作任務，而不論當時所處的地點。
更進一步地來看，虛擬辦公室還能靈活地供應工作空間給任何的使用者，甚至因應一次性的大量擴展需求，例如為了公司營運旺季，新增30名臨時聘僱人員，這時只要備妥桌上型電腦，接上網路，或是要求聘僱人員使用他們的隨身行動裝置，即可提供所需的工作空間。
不管是出差在外、拜訪客戶、位於公司的辦公場所，還是身在高速行駛的公路上，虛擬辦公室可協助工作人員提升工作效率，即時溝通解決問題，並且保有業務的連續性。對於企業來說，虛擬辦公室將帶來更多的優勢，例如企業可以因此在全球聘僱人才，而無須擔心地域以及跨時區作業溝通的問題，同時也能減少設施／?資產的投資成本。
一致化體驗成挑戰
虛擬辦公室打破傳統辦公室的侷限，從走入固定場所辦公進入到隨時隨地都可處理工作任務，員工甚至能夠使用自己喜愛的設備或裝置來辦公，藉以大幅提升工作效率。但對IT部門來說，這是一個不小的挑戰，員工希望不管使用哪一種設備或裝置，都必須可以全面存取應用程式與資料，而且要有一致的操作體驗，而平常的協作也不會因為距離而造成延宕，或有溝通不利的情況，就算對方位於遠端，也要能夠宛如共處同一個地點般的即時互動。
在此同時，企業並不希望提供難以掌握的功能而導致管理失控，IT部門必須設法讓虛擬辦公室能夠符合企業政策、資訊安全以及法規要求。
Citrix台灣區總經理潘先國指出，就部署層面來看，打造虛擬辦公室的首要作為，就是設法將應用程式行動化，以方便使用者透過設備或裝置存取。而打造的第一步，便需思考企業內部有多少類型的行動裝置需要支援，「這些行動裝置可能包含幾類，第一類是桌上型電腦、筆記型電腦，另一類則是iOS、Android、Windows等作業系統的行動裝置，如手機、平板等等，第三類的使用較少，但在企業內部也有少量的使用者在使用，例如BlackBerry或是Symbian。如何將各種企業應用程式傳遞到各種行動設備上，是IT部門現今面臨的嚴峻挑戰。」
他繼續說明，第二步則是思考透過這些裝置要連結到哪些應用服務？企業應該把應用服務分類，例如可透過網頁（Web）、瀏覽器（Browser）的應用服務、必須執行在Windows作業系統的應用服務以及企業已經寫成Native Apps等等。最後一步則是考量行動辦公需要開放哪些Data以進行存取。又有哪一些資料可以Lending在各種設備上，有沒有資料遺失的風險。
事前完善規劃蔚為重要
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| ▲ 凌群電腦市場暨產品行銷事業群副總經理李振寰指出，不少企業確實正在逐漸考慮打造虛擬辦公室，部份企業甚至已經導入公有雲端服務來提供更靈活的辦公環境。不過，企業IT基礎架構原本就相當複雜，事先完善的考量是企業必備的功課。 |
凌綼電腦市場暨產品行銷事業群副總經理李振寰也分享他的觀察，近年來因為科技進步，以及員工自帶裝置（Bring Your Own Device， BYOD）等趨勢影響，愈來愈多的員工，希望能夠隨時隨地，在公司內或公司外，運用手上的智慧型裝置處理工作任務，不少企業確實正在逐漸考慮打造虛擬辦公室，部份企業甚至已經導入公有雲端服務來提供更靈活的辦公環境。
不過，企業IT基礎架構原本就相當複雜，特別是企業僅僅選擇部分資源使用公有雲端服務時，能不能輕易地整合到原有的系統架構，就是一大挑戰。
他舉例說明，假設企業原有建置的簽呈系統需要使用到2至3部伺服器，其中有一台伺服器到了汰換年限，有鑑於雲端運算日益成熟，因而該企業決定申請企業級雲端計算平台（例如Azure）來取代部份主機的資源，但是其他On-premises的伺服器仍不會變動，這時企業就會面臨到On-premises與雲端環境該如何介接，網路頻寬又該如何設計等問題。「諸如此類的問題，勢必對IT部門造成不小的挑戰，解決的方案就是在事前做足完善的規劃，或者企業也可仰賴例如凌綼這類深具經驗的廠商，來協助企業進一步克服困難。」
改變思維 轉向人性化管理
隨著IT技術精進，許多解決方案也愈臻成熟，足以協助企業更輕鬆地打造更靈活彈性的辦公環境，現階段包括人事系統、簽核系統、客戶關係管理、ERP進銷存系統以及業務流程等流程應用；作業系統、Office工具（Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook），以及檔案同步與共用等生產力工具；還有企業即時通訊（Enterprise Instant Messaging，EIM）以及行動視訊會議解決方案，在市場上都已相當常見。
不過SAP Business One大中華區業務拓展總監趙筱玲也提醒，早在多年前IT市場便已討論到把應用流程行動化，那時，主要導入的對象是以大型企業與國際企業為主，提供ERP、CRM以及業務銷售流程等工具，給出差在外的商務人士，以銜接業務，減少差旅延宕。
近年來，在趨勢以及技術的演進下，需求以及方法都有了不一樣的變化，但是就她個人的觀察，企業主的思維會是靈活工作空間能否施行的至要關鍵，「企業主能不能從威權式的管理，走入人性化的管理思維，將大大影響虛擬辦公室的發展。」她解釋，台灣企業主在傳統的思維上，總是希望員工能身體力行，走到固定辦公室地點，使用企業配備的設備，進行相關業務與溝通協作，正是因為這種威權式的管理思維，也致使企業部署比例偏低。