要打造一個可365天7×24小時，不中斷運行的郵件系統，其要花費的心力、所投入的成本以及後續維護，企業需要的投資的代價相當高昂，往往也力有未逮。這時不妨善用雲端的優勢，藉以改善以及補強既有郵件系統的不足。
在現代化的企業營運中，電子郵件已經成為企業資訊溝通的主要平台，同時也肩負業務溝通、市場行銷、協同合作與系統告警等重要工作。這項技術堪稱已相當成熟的應用，在近年來雲端服務興起之後，部署模式也開始跟著有所轉變，從早期純粹自建，到採用公有雲服務，乃至於現今混合雲的應用，每一個階段，都有其不同的變化。
時間如果回到幾年前，企業對電子郵件的選擇性，大致只能分為公有雲服務模式，或是自建。評估的要點主要是考量企業對系統的依賴度。如果企業對電子郵件依賴度很低、或是缺乏IT人員，那麼雲端郵件服務就足夠解決企業在部署成本、人力以及後續維運上的需求。但倘若企業的依賴高，專家就會建議由企業自行建置一套郵件系統，以面對法規遵循，或是需要保留資料，方便在工作流程確認業務內容等需求時，得以更為即時地因應。
但進入混合雲的運用範疇之後，應用模式反而不再侷限。網擎資訊雲端服務副總張嘉淵舉例，若要打造一個可365天7×24小時、不中斷運行的郵件系統，其要花費的心力、所投入的成本以及後續維護，企業需要的投資的代價相當高昂，往往也力有未逮。這時不妨善用雲端的優勢，藉以改善以及補強既有郵件系統的不足。
混合雲應用案例
他提到，Openfind自推出MailCloud企業雲端服務以來，已經累積了不少企業用戶，這些企業運用混合雲的情況不盡相同，但大致上都是從系統或是帳號這兩方面著手。
一般而言，完整的電子郵件系統主要可分為三個元件，前稽核、郵件主系統以及後稽核。當一份電子郵件被寄送出去，會先經過Anti-SPAM、Anti-Virus、關鍵字阻擋等前稽核過濾流程，確保郵件系統的安全性。進到郵件主系統完成訊息交換與傳遞的任務之後，信件會被備份、歸檔，提供用於日常稽查或事後追查。
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| ▲ 網擎資訊雲端服務副總張嘉淵指出，企業運用郵件混合雲的情況不盡相同，但大致上都是從系統或是帳號這兩方面著手。 |
「從系統架構面來混合運用的好處是可以解決企業現有方案的不足。」張嘉淵舉例，某企業自建郵件系統後，郵件系統常常不穩定，頻頻當機。當時該企業確實曾考量將全套系統遷移到雲端，最後則因為預算不足而作罷。該企業退而求其次，選擇將前稽核系統部署於雲端，但郵件主機仍然留在企業內部的好處是即使郵件系統當機，客戶端所寄出的信件也不會立刻被退信。
另一家企業遇到的難題，則來自於網路頻寬，由於該企業原本對外網路頻寬就不高，為了讓郵件系統收發保持流暢的速度，因而選擇將郵件主系統放在本地端，但透過雲端服務先將廣告信攔截，只將正常的信件後送至企業內部的郵件主機，而且在信件被收下時，直接備份到郵件歸檔系統。
私有與公有雲混用
同樣是在系統架構面的應用，張嘉淵還提供了另一種採用私有雲與公有雲混用的作法。這裡提到的私有雲並非是建置於企業內部的私有雲端環境，而是將系統代管於MailCloud的機房內，但提供私有的主機、私有的網路以及私有的儲存來服務。簡而言之，是將MailCloud的資源切割為企業獨有後，由Openfind代管。
「眾所周知，台商必須經常往來兩岸三地，出差洽公的比例很高。但是其實網路有國界，包括Gmail都已經退出中國市場，這些出差洽公的員工，該如何順暢地收發郵件，以回報公司即時訊息？」他指出，早在2011年，Openfind便完成了台北、東京、上海三地的郵件安全雲端服務網，這時企業就可以利用混合雲模式來因應。
例如企業在台灣設有總公司，但在中國也設立分支辦公室，這時候就可以將兩邊的雲端服務連結起來，並且設為同一個網域與管理介面。由於中國分支辦公室所使用的信箱確實就在中國的機房內，因而也不用擔心被防火牆阻擋，確保信件收發的順暢度。
內外帳號
最後一種混合雲的應用模式則是以帳號為區分，主要是將帳號分為專門提供給內部人員使用或是外部人員兩種。他提到，以電子工廠為例，由於並非所有員工都需要對外溝通，事實上大多數的工廠作業員最需要的就是收發訊息，確定指令。這時候，企業就可以選擇在內部僅部署簡單的系統，只要訊息得以流通即可，由於功能簡單，遇到當機也不會有所影響，重新開機即可恢復。而真正需要對外溝通的員工，就可以使用雲端服務把內外帳號分開。如此一來，反而更能精省成本。
用混合雲創造價值
雲端運算發展至今，市場的氛圍普遍都看好混合雲的應用。但如果要分析，混合雲是否為未來趨勢，張嘉淵認為首先要從雲端的本質來看，雲端到底帶給企業什麼價值。
「如果仔細觀察SaaS服務，就會發現公有雲為企業所帶來的價值是受限的。就雲應用提供者而言，規模經濟才能創造利潤。但是要達到規模經濟，第一步就要標準化。不管是從IT資源還是服務，均是如此。但對雲需求者來說，則希望藉由雲端創造獨特的價值，這兩邊的思維其實相互抵觸。」他繼續說明，相對的，私有雲的存在則能讓企業沒有限制地創造價值，公、私雲混合架構正好可集結雙方優勢，企業可以兼顧創造價值，並且取得節省成本的機會，也因為如此，混合雲的運用在近期也跟著慢慢增加。
不過，張嘉淵也提醒企業，在運用混合雲架構之前，還是必須瞭解雲端應用可以帶來哪些價值，以及可能存在的挑戰，例如頻寬不足等等，再來決定要採用哪種混合雲的作法，考量實體拓撲、頻寬以及數位資產的屬性等問題之後，再來決定是從系統面著手還是該從帳號區分。
儘管電子郵件系統已經是一項成熟的技術，不管是自建還是採用雲端服務，其傳輸的通訊協定都已經標準化，在溝通上並不會遇到技術瓶頸，各家解決方案也都能整合，例如別廠牌的郵件主機搭配Openfind的稽核系統或是歸檔系統等等，但如果要求完整性，自然全方位部署單一廠商的成效會最好。例如Openfind在Mail2000中提供了職務代理人功能，這項功能可以讓使用者在請假的時間內，由代理人進入使用者的信箱，切換成原使用者的身份進行處置，並且可以結合歸檔機制，但如果是其他的郵件主機系統，就不見得使用得到這些細部功能，也是企業必須稍加留意的地方。