雖然企業可以透過既有或另購掃描器或多功能事務機來進行數位化，但企業往往需要歷經掃描、人工作業及上傳等至少三道繁瑣的功夫，如果能有整合式一次到位的解決方案，絕對會是節省人力及時間成本的最佳選擇。
不可否認的，隨著業務的增長，企業內部充斥著愈積愈多，同時管理與保存不易且極占空間的紙本文件，一旦有任何調閱上的需要，往往缺乏良好的存取機制，而造成工作效率的低落，甚至商機的喪失。
為了改善這個陳年宿疾，文件數位化遂成為一致認同的解決之道與必要使命，但這個有志一同的偉大使命，卻並非買台掃描器或買套文管軟體就能輕鬆搞定，中間仍有許多「眉眉角角」需要仔細探究一番。
光就文管軟體而言便有許多差異，尤其多年來一談到文件管理，企業入口網站（EIP）似乎一直是市場上最熱門的方案之一。但精益科技行銷業務處業務經理李佳榮認為，對於以中小企業居多的台灣產業而言，這種多半以市場金字塔頂端為鎖定對象，並同時結合流程管理的EIP恐非合口味的菜；反觀同時將掃描、光學辨識、檔案儲存、上傳、分享及搜尋等功能整合在一起的設備型解決方案，或許才是中小企業文件數位化的最佳選擇。
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| ▲精益科技文件數位檔案櫃，強調只要按下掃描器按鍵，即可將紙本OCR辨識轉為可搜尋PDF檔、加上智慧型分類標籤（TAG），然後存放到檔案伺服器中，接著使用者便可依登入帳號權限進行下載傳輸搜尋分享，過程一氣呵成。 |
企業盼降低成本負擔
儘管當前早已進入數位化時代，但在企業環境中仍充斥著像是單據、估價單、合約書、支票、傳真等紙本文件，一旦有任何調閱需求，往往緩不濟急。
這實在是因為傳統紙本文件在搜尋、調閱、保存、管理、維護及安全性上的種種弊病已到了積重難返的地步，隨著紙本數量的攀升，其可存取性、管理性及安全性勢將急轉直下。
雖然數位化是唯一解決之道，但李佳榮提醒指出，即使如此，面對堆積如山的紙本文件，使得在文件數位化的過程中，仍有許多難題及挑戰需要克服。首先，過去大都採用較單一的做法，所以會耗費較多的人力進行文件掃描輸入之龐大作業，因而造成時間與人力成本居高不下。
其他常見問題尚包括，如何有效整合辦公室的輸出入設備；如何掃描出可搜尋式的PDF；如何對上傳至檔案伺服器上的成堆PDF進行全文檢索；過去純圖像式PDF檔如何更有效率地轉換成可搜尋式PDF。更重要的，莫過於如何有效簡化數位化程序、負荷乃至投資成本。
整合式節省時間人力
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| ▲精益科技行銷業務處業務經理李佳榮表示，文件數位化的重點不外了解文件類型、選擇適合檔案格式、儲存機制，以及可整合掃描與文管的解決方案。 |
文件數位化的過程中有很多需要特別注意的環節，李佳榮表示，首先必須了解文件來源的類型及格式，其有可能是紙本、證件，甚至可能是混搭的形式。了解文件來源後，接下來的重點在於要採用什麼樣的檔案格式來保存文件，早期是用JPEG格式，抑或圖像式PDF檔來儲存，如今莫不建議公司行號採用可搜尋PDF格式，其為建立日後文件快速搜尋及分享的重要基礎。過去都採取個別的圖檔來儲存，若同時要看相關的許多圖檔，還要分別一一開啟實在太過麻煩，如今則可以將同屬性文件掃成多頁形式的單一可搜尋PDF，瀏覽上會更直覺方便。
文件數位化的第二個重點在於文件儲存，當前常見的做法是透過NAS或檔案伺服器來儲存，但必須將檔案可搜尋度及可存取性一併考量。
對此他指出，集掃描、儲存、分享及搜尋等功能於一身的精益科技eDoc 3000文件數位檔案櫃，不失為兼具成本效益、安全性、可用性及存取性的解決方案。
李佳榮強調，上述兩個重點可說是文件數位化的頭與尾，中間則需要掃描設備來做為媒介。雖然企業可以透過既有或另購掃描器或多功能事務機來進行數位化，但企業往往需要歷經掃描、人工作業及上傳等至少三道繁瑣的功夫，如果能有整合式一次到位的解決方案，絕對會是節省人力及時間成本的最佳選擇。
安全及日誌為必備
凡牽涉到文件檔案之事物都難免會有資料外洩的疑慮，所以安全防護機制的妥善與否，絕對是企業導入文件數位化方案的考量重點。他認為，企業不論選擇何種方式儲存文件，都必須搭配具備權限控管或日誌紀錄等機制的文管系統或其他方案才行。為了因應個資法，日誌紀錄成為可以追蹤監控特定使用者文件存取行為及內容的重要依據，因為成文件管理上的必備功能。
另外要考量的是文件儲存及傳輸安全，這方面可以透過加密來解決。為了防止離職員工之文件擅帶或非法存取情形，企業必須選擇具備時間一到便能自動停權機制的方案。再者，為避免硬碟故障而導致資料遺失，最好選擇支援自動檔案備份功能的方案。
李佳榮表示，例如精益科技文件數位檔案櫃便支援雙軌制備份機制，除了內建會每日進行差異備份的USB外接硬碟外，管理者並可另外將檔案備份到其他主機、NAS或雲端儲存上。