為了符合個資法法規遵循上的需求，將實體文件數位化，進而方便歸檔與管理已然成為當前企業的首要任務之一。紙本文件一旦經過數位化，在管理上便與數位文件沒什麼兩樣。過去數位檔案的管理，多半透過文件管理系統來進行文件產生、利用、分派、共享、儲存及安全方面的種種管控，如今紙本文件數位化之後，一樣是由文管系統進行管理。
早期文件管理系統相對單純，主要在管控數位文件的生命週期，隨著數位內容的多樣化，舉凡影片、聲音、電子郵件、即時通訊及網頁等也納入到管控的範疇裡，文管系統也逐漸蛻變成為企業內容管理（Enterprise Content Management）系統。在個資新法正式上路之後，以文件為首與內容有關之各層面的安全問題也成為關注焦點，除了數位文件外，從實體文件管控，到資料庫安全、網路安全，再到儲存安全，莫不成為今後企業加強的重點。
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| ▲台灣富士全錄針對文件安全，從使用者驗證授權、檔案安全處理到記錄追蹤，提供完整的解決方案。 |
前中後階段各有重點
雖然實體文件早有歷史悠久的管理之道，但比起數位文件的管理，不論管理效率、保存性、管理人力及負荷都遠遠不及，更別提還需要額外的空間來擺放。為了提升管理效率，並節省空間起見，透過掃描紙本文件的方式加以數位化已然成為不可避免的趨勢。
台灣富士全錄行銷處產品行銷部產品行銷經理郭家瑋指出，企業導入文件數位化會經歷前、中、後三道程序與階段，首先前段重點在於透過掃描器或多功能事務機將紙本文件數位化。同時，如今設備都可做到將文件掃到特定郵件信箱、FTP伺服器、Samba伺服器之特定分享資料夾，甚至Google等網路硬碟或雲端儲存的功能，但不論掃到何處，中間都必須透過網路傳輸。至於最後一段程序即進入文管系統中，換言之，文件數位化的最終歸宿即納入至文管系統的統一管控之下。
關鍵在便於搜尋查找
郭家瑋表示，實體文件數位化不外兩個目的，一為文件歸檔，一為文件內容的再利用。但不論是歸檔或文件存取，文件數位化後都必須滿足日後便於搜尋查找的基本要求。就如同當前的文件分享或知識管理平台一樣，多半會透過建立索引的方式來賦予文件價值與生命力。
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| ▲台灣富士全錄產品行銷經理郭家瑋表示，文件數位化的最終歸宿即為文管系統，所有文件皆會納入至其統一管控之下。 |
過去文件數位化過程中，除了會對檔案類型分門別類外，並且會進行檔名、作者、用途、類型、部門、屬性等關鍵字的輸入工作，目的當然是為了方便日後的查找。但如此做法不但繁瑣，而且費工、耗人力。對此，台灣富士全錄具備掃描功能的設備會透過內建的OCR光學辨識引擎，來將紙本文件掃成可搜尋式PDF檔，其為同時結合影像及文字的檔案格式，如此一來，使用者日後便可透過簡單的關鍵字搜尋到想找的文檔。當然，若同時結合OCR辨識與人工關鍵字輸入作業，那麼日後文件搜尋將會更加精準。
郭家瑋建議，雖然當前文管系統具備許多功能，但若能在設備端進行紙本文件數位之際，就同時做好文件類別、部門別、機密等級、有效期限或版本控管等屬性定義，甚至關鍵字輸入工作，那麼勢必會更加事半功倍。
為企業提供安全管控
從文件數位化到文件管理的過程中，不論是檔案本身、傳輸過程或檔案存取時都有許多安全上要注意的地方。對此，台灣富士全錄提供的設備可在掃描過程乃至傳輸過程中，為檔案提供加密防護機制。同時為了降低網路傳輸及儲存空間負荷，其設備並支援高壓縮組件機制。再者，其文管軟體並內建電子簽章機制，可以辨識出影像檔本身是否被修改變造過。
在存取控管方面，數位化過程中便可進行檔案權限的設定，亦即可針對特定人員或部門，進行唯讀、編輯、下載或列印等權限控管設定。此外，掃描過程中難免會有一些暫存檔儲存在設備之中，對此，台灣富士全錄設備本身不但符合ISO 15408 EAL3等級的安全要求，其內建硬碟並支援加密、0/1三層覆寫與PKI金鑰等安全機制。其中，所謂加密可做到從列印到暫存皆全程加密。至於三層覆寫，是指硬碟在作業後會連續覆寫三次，如此一來，即使硬碟遭竊也無法存取出原始檔案。另外，透過PKI金鑰機制，即使將硬碟拔出插到同機型的其他設備上也無法讀取。
為了防止資料外洩，富士全錄設備除了提供可將所有存取行為加以紀錄的日誌檔外，同時還能將掃描內容全程錄影監控。透過OCR比對機制，一旦偵測出所錄影像中有任何不軌行為時，甚至可主動對管理人員發出告警。