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2019/5/24

即時溝通成工作場所首選 新技術驅動人機協作模式

整合協作擴展產業應用 強化企業級資安管控

余采霏
為了真正解決產業關鍵痛點,互動資通將客戶需求融入產品開發設計中,即將推出的team+全新9.0版,便是根據蘋果供應鏈客戶的需求,提供浮水印安全追蹤功能、雲相機拍照儲存管制、在非工作場所無法瀏覽文件的檔案取用限制,以及應用中心支援Single Sign-On的單點登入安全機制等,此外,更強化外部溝通Key Message功能,新增一對一交談及語音通話,讓內外部溝通都在私有雲防禦下安全無虞。


數位化潮流大幅改變人們的溝通方式,即時通訊(Instant Messaging,IM)已經躍升成為溝通協作的首選,這種可廣泛地運用在各種不同的平台與裝置、易於操作又可即時溝通的工具,過去也為企業溝通協作帶來了一場寧靜革命。以往企業仰賴電子郵件、桌上型辦公電話作為主要的溝通管道,現在甚至無須拿起電話或離開辦公室,就能夠與對方進行訊息的交流與分享。

這裡所提及的即時通訊,正確地說,應該稱之為Enterprise Instant Messaging(EIM),意指企業級的即時通訊,主要是應用在組織之中,作為業務溝通的一種手段,相較於目前免費的即時通訊服務,最大的差別在於前者應用於公務上,具有安全機制可降低資料外洩風險,而後者則常見於個人與朋友的聊天情境中。而隨著技術的演進,EIM並不只有單純提供即時通訊,除了純文字的溝通之外,還包含了群體聊天、視訊或語音溝通、檔案共享以及VoIP網路電話的整合,近年來,更在人工智慧興起之下,吹起了Chatbot的應用風潮,將聊天機器人與IM進行整合,在金融、醫療或是電子商務均可見其應用。

互動資通創辦人郭承翔指出,現今仍有不少企業運用免費的即時通訊來進行組織的溝通協作,儘管員工的生產力可能有所提升,但卻可能將企業曝露在資安風險之中,若是員工在這類平台上分享機敏訊息、檔案和資料,無疑是將企業命脈如營業機密及技術資訊置於公開風險之下,而另一方面,即時通訊的管道也有可能成為駭客入侵的突破口,被用來散布惡意軟體。「這也是為何互動資通一直大力宣導企業應該正視資安議題,採用EIM的原因,一方面企業能依據不同文化與應用情境保有更好的主控權與彈性,二方面也可以有效管控有意或惡意所導致的資料外洩風險。」

深耕產業應用情境

成立十多年來,互動資通聚焦企業溝通服務,致力為不同領域的企業提供客製化服務,深耕產業需求,在交通運輸、服務業、高科技產業、金融、保險以及醫療產業方面均累積了不少應用情境,以某航空公司為例,team+企業即時通訊與溝通協作平台(以下簡稱team+)被應用在排班運輸的專屬情境之中,當班機起飛時,自動會在系統中產生一個溝通群組,將該班機的機長、空服人員、地勤人員全都加入這個溝通網路中進行協作,一旦飛機降落時,該群組就會自動解散。


▲結合物聯網以及即時通訊技術,可提早預知機台問題的發生,即時排除故障。


在服務業方面,膳魔師則採用了team+串連LINE@以及CRM會員管理資料庫,以強化行銷與服務品質。由於膳魔師有多種不同通路同步在進行銷售,包含百貨公司專櫃、快閃活動、FB活動,而每次的活動資料收集都是透過POS系統,資料的存放非常分散,而且單一通路的優惠只能在單一通路使用,現在只要加入LINE@官方帳號,就可以線上線下消費集點,如此一來,會員管理更輕鬆,而且也統一了對外管道,提供更一致的服務體驗。

而高科技產業則偏重在資訊安全的管控上,半導體、面板廠原本對資安管控就非常嚴謹,但是在廠辦合一的情況下,在辦公室內還是可以使用行動裝置,為了降低安全風險,便決定採用team+整合內部系統以及功能客製化完善資訊安全。例如層級管控,由於RD部門掌握著企業開發設計的命脈,為了避免營業秘密資訊外漏,便可以設定只有高階人員才有與RD溝通的權限,降低安全風險。

強化資安防禦

有鑑於企業資訊安全的高度需求,互動資通自8.5版起,便推出一系列高階應用的企業資安防護機制,從資料庫交談訊息加密到行動裝置端檔案保護機制全部涵蓋,同時也提供文章轉發與控管功能,8.8版更是針對特定機敏部門或特約人員,可依使用需求調整個別員工的APP使用權限,讓企業根據資安防禦需求自行規劃層級。此外,team+ APP新增支援指紋辨識與Face ID解鎖,強化身分辨識等級及快速登入便利性;訊息加密支援搜尋團隊及交談室,從第一線的使用者端到資料庫後台全方位加密防護。

他強調,產業訂製化是team+的最大優勢,為了真正解決產業關鍵痛點,互動資通將客戶需求融入產品開發設計中,即將推出的team+全新9.0版,便是根據蘋果供應鏈客戶的需求,提供更高階的資安管控功能,包括浮水印安全追蹤功能、雲相機拍照儲存管制、在非工作場所無法瀏覽文件的檔案取用限制,以及應用中心支援Single Sign-On的單點登入安全機制等,此外,更強化外部溝通Key Message功能,新增一對一交談及語音通話,讓內外部溝通都在私有雲防禦下安全無虞。

多工具整合是未來協作樣貌

數位化潮流正在促使企業變革,大量新興科技興起,不只帶來創新,同時也為工作環境帶來更高的複雜度,員工需要更好的工具來輕鬆協作、連結與強化溝通。郭承翔認為,數位化是一個隨著時間不斷演進的過程,而數位協作技術也將持續進化,而且單一協作工具往往無法滿足所有產業的應用需求,這時便需要透過整合更多不同的數位溝通工具來協助企業打造完整的溝通平台,前述的膳魔師便是一個很好的例子。

除此之外,新興技術,像是人工智慧、聊天機器人甚至是物聯網、視訊直播等,在未來也有可能整合到team+的平台內,舉例來說,互動資通與新漢共同合作的旋轉機械預測性維護解決方案,便是結合物聯網以及即時通訊技術打造出的方案,過去,自動化工廠內機械手臂的故障維修方式,往往是等到設備無法正常運作時,才派員進行維修,機台作業也需因此停工耗時一天至數天不等,如今則能做到提早預知機台問題的發生,主動聯絡客戶進行預知維修保養,甚至還能提供機台改善建議及性能提升等數據分析。

他觀察,未來,Chatbot的應用將會更廣泛,可應用在會員管理,透過AI將既定回應的內容以更智慧化的方式進行回覆,又或者將其應用在醫療照護上,回應病人的相關數據等等。「可預期的是,人機協作的辦公模式會更加明顯,在數位溝通的領域中,互動資通會連結更多的技術,串接應用,以滿足各產業不同的協作需求。」

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