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2017/5/31

零碎空間小組會議成職場風尚 靈活成就高效創新協同合作

Huddle Room需求強 小型視訊會議設備熱銷

余采霏
所謂的Huddle Room(零碎空間),指的是過往企業容易忽視的小空間或小房間,愈來愈多的企業開始打算善用Huddle Room,將其改裝成為可提供視訊協同的工作場域。根據Wainhouse Research調查報告,全球Huddle Room約有3000萬至5000萬間,可觀的市場潛力也促使視訊會議設備供應商紛紛大舉投入。
因應影音技術發展、工作環境需求以及工作場域的變革,每隔幾年,視訊會議市場就會有新的議題。十多年之前,高畫質(High Definition,HD)視訊會議設備才慢慢開始普及,而後Full HD標準底定,視訊會議也開始追求超高品質,發展出宛如親臨現場的擬真(Telepresence)視訊會議系統。另一方面,為了加速企業工作流程順暢,視訊會議與語音、電子郵件、即時訊息等服務也開始走向整合,進而帶動整合通訊(Unified Communication,UC)熱潮;隨後在行動裝置愈益普及以及雲端技術的發展之下,行動視訊以及雲端視訊服務開始蓬勃發展,而近期則有愈來愈多的企業開始打算善用Huddle Room(零碎空間),將其改裝成為可提供視訊協同的工作場域。

零碎空間也能視訊協作

所謂的Huddle Room,指的是過往企業容易忽視的小空間或小房間,通常比正式的會議室還要小一些,常見的配置是一張桌子加上幾個椅子,可能有電話、網路線、螢幕其中一至兩種,但也可能完全沒有配置。一般對Huddle Room的界定,大約可容納3至6人左右,可能是位於公司角落的開放空間,也可能是茶水間內提供休憩的長桌,或是懶骨頭沙發等一些位於公共區域、具有輕鬆氛圍的地點,適合用來召開小組會議、跨部門協作,或是進行商務研討的場所,在台灣也有業者將其稱為「零碎空間」。


▲ 根據Wainhouse Research調查,全球Huddle Room(零碎空間)約有3,000萬至5,000萬間。(圖片截取自Wainhouse Research:http://cp.wainhouse.com/content/understanding-huddle-room)


Huddle Room會議的興起,與全球化的組織配置以及工作型態的改變有很大的關連。在IT趨勢與技術的發展之下,行動工作者愈來愈多,員工自帶設備(Bring Your Own Device,BYOD)辦公已經成為風潮,加上整合通訊與協同作業的技術(Unified Communication and Collaboration)愈來愈成熟,傳統一次召集幾十人以上舉行大型會議的頻率愈來愈低,更多時候,都是小型組織或團隊的會議。在大多數的工作環境中,只要3至6個人,就可以討論出新的構想、開發新的產品或服務或者是新的行銷企劃活動。

攜帶自己的設備在協作空間中與同事一起討論或遠端辦公,已經成為一種新的工作風格,並且間接地帶動了工作場域的變化,根據Frost & Sullivan調查,全球有3,000萬間Huddle Room。而Wainhouse Research發表的調查報告也估計,全球Huddle Room約有3,000萬至5,000萬間,相較之下,現今全球正在使用的視訊會議室則只有1,500萬至2,000萬間。

小空間成大市場

在Frost & Sullivan調查報告中也提到,雖然這些小的空間可以被用來舉行會議,但通常不會配備一整套的整合通訊與協同作業的技術,只有不到5%的Huddle Room可以進行視訊。這也意謂著,Huddle Room是一個很可觀的潛在市場,許多視訊會議設備供應商也紛紛投入,例如Polycom、思科已有不少可攜式視訊解決方案可以因應,另外,從電腦周邊起家的羅技(Logitech)以及國產視訊品牌業者圓展(AVer),也積極投入市場。

羅技SmartDock專為Skype for Business而設

▲ 羅技商業銷售經理Billy Chan指出,SmartDock提供最佳化Skype for Business的客戶體驗,能協助企業提高生產效率。
去年羅技推出了一系列可攜式視訊會議解決方案,包含針對6人以下的小型工作室或企業需求設計的Logitech ConferenceCam Connect以及20人以下的中型會議需求的Logitech ConferenceCam GROUP,其中Logitech ConferenceCam Connect就是很典型針對Huddle Room所設計的All in One設備,只要搭配相容的視訊軟體,就可以在任何工作場所開會。今年羅技更推出了適用於Skype for Business的解決方案SmartDock,強調只需按個按鍵就能開始舉行會議。

羅技商業銷售經理Billy Chan指出,SmartDock的發展源起,主要來自於微軟Skype Room Systems專案(之前代號為Project Rigel),藉由與視訊設備廠商結盟,一方面補足Skype for Business在硬體方面的劣勢,一方面也拓展Skype for Business用戶體驗,即使是在Huddle Room中也能輕鬆地使用Skype for Business進行視訊協作,從而協助企業提高生產效率。雖然Skype Room Systems專案早在去年便已啟動,主要的三家合作夥伴Crestron、Logitech以及Polycom也都發表了相關的產品,不過羅技進入台灣市場的腳步最快,今年4月已正式在台發表SmartDock會議解決方案。

SmartDock是一款專為Skype for Business打造的會議解決方案,主要包含了SmartDock影音控制台、SmartDock延長盒以及使用介面。SmartDock影音控制台具備可供電的安全平板電腦底座,並且限定安裝Surface Pro 4作為Skype for Business會議室用戶端,以便提供企業最佳化視訊協作體驗。Surface Pro 4平板內會執行Skype Room Systems應用程式,只要登入Skype for Business帳號即可開始視訊會議。


▲ 羅技SmartDock是一款專為Skype for Business而設計的視訊會議解決方案。


SmartDock延長盒提供兩個HD 1080p顯示埠,同時也提供一個HDMI影像輸入埠,當需要分享筆記型電腦的簡報、展示或其他內容時,僅需透過HDMI輸入埠進行連線即可展示。另外還提供了三個USB連接埠以及網路埠與耳機麥克風插孔。此外,SmartDock延長盒還具有紅外線動作感應器,一旦偵測到會議空間中的動作時便會喚醒系統,當周遭無人時即進入省電休眠模式。

為了有良好的音訊與影像品質體驗,整套方案還需要搭配羅技的會議攝影機與麥克風。針對不同的使用人數,羅技也提供了配置建議,舉例來說,4人以下可使用Logitech C930e網路攝影機,而1至6人的使用者可選擇Logitech BCC950 ConferenceCam或是Logitech ConferenceCam Connect這款可攜式方案。值得注意的是,SmartDock搭配Surface Pro 4還可運用在更多人數的場合中,只需要採用較高規格的會議攝影機,就能享有高品質的體驗,例如20人以上的場合,羅技就建議選擇PTZ PRO這款攝影機。

圓展AVer VC320解決企業痛點

▲ AVer VC320是一款All in One視訊會議設備,可因應Huddle Room市場需求。
針對Huddle Room市場需求,圓展則是推出All in One的AVer VC320視訊會議設備來因應。AVer VC320具有所有可攜式視訊會議的優點,只需要插上USB埠即可享有清晰流暢的雙向視訊會議體驗,不用依賴IT人員協助就能打造遠距視訊溝通環境,而且還可以隨身攜帶差旅,即使身在機場、咖啡廳也能隨時進行視訊會議,展開溝通協作。

AVer VC320具有110度超廣角鏡頭,能讓2至8人的小型團體會議也可擁有Full HD 1080p的清晰影像和完整的聲音體驗,因為內含鋰電池,因而能擺脫必須依附在電腦的限制,電力充飽後,最長可提供2小時視訊會議使用,即使出門在外,也可以利用交流電源充電。另外,也可以透過無線連接,分享行動裝置中的簡報、影片、文件檔案或網路內容至螢幕。透過這些協同互動,可有效提升視訊會議的溝通效率。

「對於視訊會議,許多人都認為影像是關鍵,但其實聲音也很重要。如果聲音斷斷續續,即使影像順暢,會議也很難進行下去。」圓展SIU行銷業務處處長林志宏指出,好的視訊會議必須是聲音與影像都能同等流暢,而且就技術面來看,聲音的處理技術挑戰更高,圓展有很好的研發團隊與開發的經驗,因此能夠有效地降噪,例如開會時,有些人習慣敲桌子或轉筆,環境中可能有風扇的聲音、有些人會一邊開會,一邊在電腦上註記,諸如敲鍵盤的聲音等都必須過濾,才不會影響到視訊會議的效率。

▲ 圓展SIU行銷業務處處長林志宏指出,好的視訊會議必須是聲音與影像都能同等流暢,圓展有很好的研發團隊與開發的經驗,因此能夠有效地降噪。
多年來觀察視訊會議市場發展,他分析,可攜式視訊會議解決方案可解決傳統企業運用視訊會議協作的幾個痛點,包含昂貴的投入預算、過於複雜的設定機制、只能固定在單一會議室使用,以及聲音與影像品質問題。

過去藉由視訊會議系統進行協作溝通時,企業往往需要投入較高昂的成本,例如準備一間會議室、採購一套完整的設備,同時還要有足夠的網路頻寬,因為總體費用較為高昂,企業總要再三考量,分三年或五年攤提與折舊,在當時,視訊會議是Nice to Have的方案。但是隨著視訊會議設備的成本下降,尤其可攜式視訊會議鎖定的是Huddle Room市場,價格自然親民,一台AVer VC320甚至比採購一台筆記型電腦還便宜,再加上雲端軟體這幾年如雨後春筍般地興起,只需要一點費用就可以訂閱,企業自然而然負擔得起,也願意採用。

這樣的市場策略也符合了Nemertes Research針對小型視訊會議市場進行的調查結果,該報告指出,有32%的企業正在增加小型視訊會議市場的部署,而關鍵就是在視訊會議的部署成本必須低於3,000美元,顯然地,成本將是企業非常重要的考量因素,而Huddle Room相關的解決方案正能符合這項需求。

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