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2018/3/13

多方因素驅動企業變革 持續解決整合及認知落差

轉型從內部體驗開始 數位工作空間逐年增溫

余采霏
在遠距工作需求的增加、IT消費化、員工自帶設備(BYOD)、社群媒體帶來的使用習慣改變等因素之下,員工亟需以更有效且靈活的方式來提升生產力、加速溝通與協作效率。而另一方面,世代結構的改變以及企業因應數位轉型,期盼吸引數位創新人才的想法,也帶動工作空間的變革。
科技與趨勢潮流的演進不僅為IT基礎架構帶來變革,連帶也影響了工作空間的面貌與使用者的期待。傳統辦公室必須在固定的地點、使用公司配置的電腦與電話溝通協作,甚至連應用程式都只限在企業環境內使用,一旦離開,工作空間就與個人脫離的模式,早已無法滿足員工對工作空間的需求與期望。

在遠距工作需求的增加、IT消費化、員工自帶設備(BYOD)、社群媒體帶來的使用習慣改變等因素之下,員工亟需以更有效且靈活的方式來提升生產力、加速溝通與協作效率。而另一方面,世代結構的改變以及企業因應數位轉型,期盼吸引數位創新人才的想法,也帶動工作空間的變革。根據調查,到了2020年,亞太地區除日本之外,千禧世代將會占所有勞動人口的50%,對於在數位化時代下成長的工作者,如果工作環境老舊守成,無法讓他們採用平常習慣的溝通與協作模式,將很難吸引他們投入與參與,更別說為企業帶來創新想法與強化競爭優勢。

台灣微軟資深產品行銷協理張立業指出,高達83%台灣企業領導人均認同商業數位轉型是致勝關鍵,而人則是數位轉型的主要驅動力。面對數位科技風潮興起、千禧新世代進入勞動力市場,企業對於員工的期望、所具備的知識、技能,和使用的工具都隨之轉變。「數位工作空間(Digital Workspace)在近年來受到諸多重視,原因便在於唯有提供良好的工作體驗,吸引員工的參與度,激發創新思維與潛能,提升業務績效,才能成功數位轉型。」

組織認知落差缺乏整合

▲思科台灣技術長馮志良認為,提供員工一致性的體驗是實踐數位工作空間非常重要的一環。
Gartner副總裁暨分析師Carol Rozwell指出,具備良好的客戶體驗之前,必須先以數位工作空間的形式具備良好的員工體驗。數位工作空間可說攸關企業轉型的推動,角色也愈益重要。儘管如此,企業在實踐數位工作空間的路途上卻依然面臨了諸多挑戰。

VMware台灣副總經理暨技術長吳子強指出,不同的裝置有不同的作業系統與操作體驗,設定複雜,此外檔案資料散落各個不同的設備與裝置間,檔案的分享與存取極為麻煩,都是現今面企業臨的難題,但除此之外,員工與資訊部門針對工作空間技術的可用性、效用和自由度方面,也存在許多意見分歧。近期VMware與Forbes Insights共同進行《數位勞動力影響:數位化轉型企業的新均衡》調查,便發現不少資訊長認為已經為員工提供工作所需的應用工具,但實際上員工卻不認同的現象,相當值得企業留意與關注。

思科台灣技術長馮志良則認為,員工愈對工作充滿熱情,企業愈容易推動創新與轉型,在這其中,改進團隊工作效率便很重要,「企業並不是完全不理會員工協作與溝通的需求,事實上,多數的企業或多或少也有導入視訊會議、即時通訊、投影機或是網路電話等方案,但問題的關鍵是,這些方案並沒有進行整合,而且許多系統設計複雜,使得員工花費太多的時間在學習以及操作上。」他提到,提供員工一致性的體驗是實踐數位工作空間非常重要的一環。

3A協作以人為核心

▲台灣微軟資深產品行銷協理張立業指出,數位轉型要從企業內部做起,唯有員工有好的使用體驗,才能帶動創新轉型。
數位工作空間的優勢在於可為員工提供高效的工作環境以及靈活性,避免不正確的工具造成阻礙,致使生產力受到影響,同時也能提供更高的安全性與隱私,減輕IT部門管理負擔。不過,截至目前為止,數位工作空間依然沒有明確的界定。Gartner認為,數位工作空間指的是一種藉由類似消費者體驗的工作環境來提升員工參與度及靈活度的業務策略。而Citrix台灣區總經理潘先國則認為,理想的數位工作空間應該讓各種應用程式都能運行在各種設備上,並且透過單一平台進行統一管理。甚至也有一種說法,認為數位應該是相對於實體的概念,意味著在虛擬現實的環境中也需要進行一致性的規劃與管理。

但不管如何,數位工作空間的核心依然不變,它必須以人為本,而且能夠讓人們在任何地方(Anywhere)、任何時間(Anytime),使用任何設備(Any Device)來進行協作,並且是在安全的條件下完成。在此目標之下,愈來愈多的解決方案供應商加入市場,吳子強分析,就技術而言,現今數位工作空間解決方案可分為應用層以及作業系統層/裝置層。例如整合通訊(UC)、Microsoft 365主要是從應用服務的角度切入,但是所有的應用程式都必須建構在Window 10、iOS、Android等作業系統層之上才可以執行,因此從作業平台層著手也是另一個切入的方向,而VMware主要是後者,從作業系統層/裝置層的角度來協助企業建構數位工作空間。

產業應用逐漸增溫

數位工作空間的樣貌正在以各種形態出現在產業應用中,製造業正在使用團隊協作平台,進行群組討論會議,以加速排除廠房的維修問題;原生數位銀行正在建立企業行動管理機制(Enterprise Mobility Management,EMM),讓設備和網路連線有最佳的安全性及穩定性,以確保數位服務品質;在醫療業,藉由行動裝置管理(Mobile Device Management,MDM)平台,有效掌握管理行動設備的運作狀況,避免發生病患個資外洩的事件;在銀行業,雲端協作方案讓員工以更有效率的方式完成工作、改善流程。

台灣微軟資深產品行銷協理張立業指出,「數位轉型要從企業內部做起」,這是微軟CEO薩蒂亞 • 納德拉(Satya Nadella)一直傳遞的概念,唯有員工有好的使用體驗,才能帶動創新轉型。在微軟的案例中,星展銀行也具有同樣的思維,鼓勵員工擁抱數位科技、大膽嘗試,目的就是希望透過員工的自我突破和挑戰創新,讓金融服務逐漸隱形化,融入民眾的日常生活當中,打造愉悅的銀行體驗。

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